學承電腦-板橋分校

【新聞分享】檔案公有雲服務走入企業應用 企業如果想要以最快速、便利的方式取得檔案同步和共享服務，SaaS型態的公有雲服務是首選 文/羅正漢 隨著雲端檔案存取與共享服務的普及，現在，這類型系統也成為近年相當受注目的企業應用，在檔案同步分享應用之外，還要能提供更多安全管控的特性。而市調機構Gartner也特別將這類雲端檔案存取與共享服務，定名為企業檔案同步和共享（Enterprise File Synchronization and Sharing，EFSS）。 從服務提供方式來看，目前市面上這類產品可分成公有雲、私有雲的建置形式。如果企業想要以最快速、便利的方式取得應用，其中SaaS型態的公有雲服務便是首選，企業用戶不需特別準備專用的設備，直接租用申請，就可以馬上開始使用。 在這次採購特輯當中，我們測試5家廠商提供的檔案公有雲服務，包括兩家本土廠商──中華電信HiCloud Box與網擎SecuShare分享雲，以及全球知名大廠Box Business、Google Drive for Work與微軟OneDrive for Business方案。 提供企業使用者帳號管理、檔案分享權限管理能力 一般來說，企業檔案同步和共享服務，比起個人版更具有集中管理的便利性，以及更強的管控力，像是管理者將能建立企業使用者成員，讓企業內部成員的分享更加方便。 不過，各產品對於檔案分享管控作法有不同的設計，細節上也有諸多差異。舉例來說，使用者檔案分享，基本上要能針對企業內部或外部分別管控，當分享給外部使用者時，多數產品會提供設定密碼保護功能，讓知道連結的人還要經過密碼驗證才能存取，或是設定有效期限，讓分享的連結能夠在一段時間後自動失效，甚至設定一次分享，讓對方使用連結後就會失效。 在企業內部的檔案與資料夾共享的管控上，基本也都會提供讓使用者制定共用對象的存取，像是讓共享成員僅有檢視權限，或是可以編輯、註解，甚至是上傳、預覽、擁有權共享等。這些使用細節的提供，也增添分享管控力度。 若是企業需要更強制性的管控，將可以讓管理者來限制個別使用者的分享權限，像是設定只有管理員、資料夾擁有者及共同擁有者可以邀請合作對象，設定使用者在資料夾中的檔案存取權限。此外，也能管控使用者的應用程式使用方式，像是禁止使用者帳號執行同步功能、或是該帳號的App登入使用。在這次5款測試產品中，像是Box Business、Google Drive for Work與網擎SecuShare分享雲，就提供較多的管理者控制，可制定企業成員的分享政策或使用方式，再由企業員工決定分享檔案的存取權。而微軟One Drive for Business與中華電信HiCloud Box，則是較偏向從使用者角度出發，完全由企業員工來掌握檔案分享的管控設定。 對於企業來說，這些服務都能幫助企業做到一定的檔案分享管控，並提升企業檔案分享方便性，只是在管控與方便性上要如何拿捏，以及功能面是否可以符合企業需求，對應企業本身的使用情境，就是企業需要自己想清楚。 不僅於此，對於企業應用上，通常也會考量更多，像是可否於企業內部的AD進行整合，能否整合單一登入（Single sign On）機制。加上過去企業對於公有雲儲存服務有安全性的疑慮，因此服務本身的連線加密、安全防護，以及管理者對於使用者連線的管控，也都是值得注意的地方。常見的使用者帳號安全防護，像是二階段認證機制，定期強制使用者更換密碼，另外，系統也應能自動攔阻多次嘗試失敗的連線，並通知管理者。 同步功能與行動App為必備功能 從這些企業檔案公有雲的功能發展來看，不僅都是以SaaS型態供企業租用，許多服務在線上申請、購買這部分也做得很徹底，可以直接開立刷卡、開立發票，讓企業用戶取得服務更簡便。 在功能面上，像是行動端App應用與PC端同步功能，已經是所有檔案同步和共享服務的必備功能，因為這對於使用者來說相當吸引人且便利。像是使用者在手機、平板上能透過App，直接檢索雲端服務上的檔案，並能直接上傳與下載檔案，畢竟在行動裝置應用普及的今日，滿足行動應用存取檔案的需求很重要。與電腦端檔案同步的機制也很實用，使本機上檔案經變動後，能夠自動將檔案更新上傳，並可版本管控。 以這次測試的5款服務來說，在PC端同步功能上，大多能同時支援Windows與Mac OS系統，只要安裝代理程式便能同步個人檔案，甚至也能提供自訂同步資料夾的彈性。也有少數還不支援Mac OS系統，像是網擎分享雲，另外微軟OneDrive for Business目前也只提供預覽版。 在行動端使用上，5款服務均提供Android、iOS平臺的App，有些甚至是支援Windows Phone、Blackberry，增加應用性。基本上，這些檔案同步和共享App的使用都很簡單易用，想要從手機、平板上下載、上傳、分享檔案都沒問題，分享時也能使用網頁服務相同的權限、防護設定。 特別的是，像是Box與微軟OneDrive for Business還能設定應用程式密碼，讓每次開啟App都要輸入密碼才能使用，強化行動端的防護。 檔案管理、協作功能，已經成為這類服務的重要擴展 更進一步來看，這些企業檔案同步和共享服務對於檔案管理也有許多著墨。特別是針對「分享」這件事，更讓平臺積極積極朝向協作應用發展。 基本上，使用者在操作分享時，檔案分享方式不再是將檔案直接以電子郵件夾帶為附件，寄送到對方信箱，而是產生檔案甚至資料夾的專屬連結，透過連結的方式夾帶在電子郵件中內，供接收方下載。 分享邀請通知也變得更容易。像是檔案分享時的邀請對象設定時，幾乎都能顯示出建議的關鍵字列表。當使用者在共用檔案或資料夾時，除了能夠顯示連結讓使用者以自己的方式傳送。為了讓協作應用更順利，大多數雲端服務本身可以提供郵件寄送共用邀請的能力，相當方便。 當然，服務本身的郵件通知機制，還能提供更多幫助，像是Box服務在共用檔案上新增註解時，或工作指派檢閱時，系統能夠自動發送郵件通知相關成員，或是像網擎SecuShare會在使用者上傳病毒檔案時，郵件通知管理者。 在檔案管理方面，從目前這些企業雲端服務的發展來看，在檔案同步與共享之外，不僅結合企業管控功能，也加入許多文件管理系統該具備的特點。舉例來說，不論是在服務本身的網頁介面、手機App介面，大多數的服務都能提供檔案縮圖預覽、線上檢視、搜尋能力，並提供檔案尋找的快捷選項（如我的最愛、最近使用的檔案、共用項目尋找），讓使用者可以更簡便的去操作。 甚至在檔案搜尋功能上也能有所強化，基本的檔案名稱尋找之外，還能找到文件內容也相符的結果，像是Box、Google與微軟的檔案公有雲服務。 其他方面，像是版本管控機制、為檔案加上註解與說明，也都已經是普遍企業同步和共享服務都具備的功能，而Box、微軟提供的檔案雲服務更是可以提供工作指派、檔案鎖定的應用，讓使用者更易於協作。 更重要的是，基於檔案分享產生的協作相關應用，也逐漸成為這類產品的下一個重要核心功能。像是Google與微軟都有提供自家的線上文件服務，讓使用者直接在網頁介面上就能編輯文件，而不用另外以本機應用程式來執行。讓檔案共享應用變得更直覺，甚至讓多人可以共同編輯一份文件也沒問題。 當然，還有一種變通的作法就是讓雲端文件以本機應用程式開啟，編輯後再自動上傳回存。這些特性，讓服務本身不僅僅是同步和共享，檔案本身也能直接從平臺產生，文件編修也能直覺從介面上來執行簡化操作。 從這些面向來看，這些企業檔案同步和共享服務的發展方向，將更具檔案管理、編輯、與協作性。不過，我們從各家計費方式還是可看出一些發展差異差異，像是Box Business、微軟OneDrive for Business、Google Drive for Work都是以使用者數為計費單位，而儲存容量都是沒有上限，對於檔案管理要求也因此會較高。 比較特別的是，中華電信HiCloud Box是以每100GB儲存空間、5組使用者帳號為單位計算，網擎更是以100 GB儲存空間、使用者人數不限的方式來計費。由於儲存容量的限制，使得這樣的服務較傾向於檔案分享專屬應用。 其他檔案公有雲服務 最後，我們在這次測試的雲服務種類中，也有幾個遺珠之憾，像是臺灣本土大廠華碩也推出WebStorage for Team雲端服務，只是今年2月適逢大改版，同時改名為WebStorage for Business，並未趕上這次採購特輯的測試。還有像是大廠Citrix也推出的企業適用的ShareFile雲端服務，只可惜該目前的服務介面以英文語系為主，還不支援正體中文，對於臺灣使用者不夠友善。另外，像是在免費個人雲端儲存市場赫赫有名的Dropbox，近年也進軍企業市場，推出Dropbox for Team（已改名為Dropbox for business），提供線上直接申請、使用，只是目前產品線上客服只能以英文溝通，如果能夠提供符合臺灣環境的服務，會更理想。未來我們也將會持續對這些服務做相關介紹。 相關報導請參考「企業檔案公有雲採購大特輯」 檔案雲服務均能將PC端檔案與雲端的儲存區相互同步 使用檔案雲的同步服務，能讓使用者電腦上資料夾的檔案與雲端服務同步，任何一方的檔案異動，都會自動更新到另一方，相當便利。 可設定檔案分享的密碼與期限，增加管控力道 將檔案或資料夾連結分享給對方使用時，為了避免遭他人任意使用，因此多數服務都會提供像是密碼、使用期限的防護機制，讓得到連結的人，沒有密碼也無法下載，或是連結過期而無法再使用。 針對內部人員，管理者也能設定檔案分享的存取權限 在檔案同步和共享服務中，最普遍的存取管控方式，就是對資料夾或檔案共用的成員，設置不同存取權限，讓檔案分享能有較細緻的管控能力。 5款企業檔案公有雲比較表 可將檔案分享至所有行動裝置 利用平板電腦與智慧型手機來工作，現在已經很普遍，在檔案公有雲下，使用者能夠方便地依據自己的方式，存取需要的檔案，也能依需求設定存取對象與權限。 結合線上編輯的檔案共用方式很方便 現在的雲端檔案同步和共享服務，也很看重線上文件建立、編輯的能力，使文件的共享應用更直覺且方便，而不單單只是將檔案傳給對方，最好還能提供像是共同線上編輯的應用方式。 網址來源：http://www.ithome.com.tw/tech/94361